Algemeen

Er zijn een aantal belangrijke zaken die je wel of nou juist niet moet doen.

Eigen bedrijf dossier matching aan laten staan

Don’t: Het matchen op eigen bedrijf dossier aan laten staan.

Veel bedrijven hebben ook voor zichzelf een dossier, het nadeel is dat veel post geadresseerd op je eigen adres of bedrijfsnaam. Met als gevolg dat post voor een ander vaak ook aan je eigen dossier gemathced wordt.

Schakel daarom matching met je eigen bedrijf dossier uit.

1. Ga naar menu beheer – OnView – Dossier
2. Zoek je bedrijf dossier
3. Zet “ingeschakeld voor matching” uit.

Naamveld=afzender

Do: Vul enkel de naam van de afzender in als naamveld van het sjabloon. Het doel van een sjabloonnaam is enkel de afzender te bepalen.

Don’t: Inhoudelijke kenmerken in de naam zetten.
De unieke herkenning van het adres van de afzender in de sjabloon gaat dan conflicteren met het volgende sjabloon wat je voor deze afzender gaat maken.

Woorden checken

Do: Controleer je te herkennen woorden.

Als je één of meer woorden selecteert om bijvoorbeeld de rubriek te laten herkennen controleer dan wel of OpenDIS die woorden goed heeft gelezen. Woorden die niet goed gelezen worden zullen ervoor zorgen dat je nieuwe sjabloon niet of minder vaak kan worden gematcht.

Testen

Do: Test je sjabloon.

Na afronding van het sjabloon is het verstandig om het meteen te testen. Als je het sjabloon direct vanuit het poststuk hebt aangemaakt kom je na het opslaan van het sjabloon meteen weer terug in het bewuste document. Ga naar de widget “Matches” en klik op “OPNIEUW TE MATCHEN”. Als je zojuist gemaakte sjabloon klopt worden bij de widget “Details – Document” de velden Afzender, Rubriek en Labels gevuld met de gewenste waardes.

Kenmerken kiezen

Don’t: Algemene kenmerken kiezen.

Kies specifieke kenmerken voor herkenning van afzenders en rubrieken. Te algemene kenmerken kunnen ervoor zorgen dat je nieuwe sjabloon op verkeerde documenten wordt gematcht.

Markering vak maken

Don’t: Een (te) klein markering vak kiezen.

Als je markeringsvakken maakt die te klein zijn dan kan het gebeuren dat het gezochte kenmerk buiten het markeringsvak valt als het document een keer anders (hoger/lager/scheef) door de scanner gaat. Bij dossiergegevens moet je rekening houden met langere namen en adressen.

Een markering vak dat te groot is kan er juist voor zorgen dat er onnodige matchconflicten ontstaan.

Verkeerde voorbeeld

Goede voorbeeld